Garantiza precisión y velocidad con el software de escaneado de documentos
La cuestión es que, con los cambiantes requisitos de cumplimiento y las demandas de los clientes, la verificación manual de la identidad ya no es suficiente para las empresas. De hecho, en el sector bancario, más de la mitad de los bancos institucionales gastan entre 1.500 y 3.000 dólares en procesos de CSC.
Entonces, ¿cuál es la solución? Entra en el software de escaneado automático de documentos.
Esta herramienta puede verificar un gran número de documentos de identidad de forma rentable. Esto no sólo reduce los costes, sino que también ayuda a mejorar la experiencia del cliente y a que las organizaciones cumplan la normativa.
Si te preguntas cómo elegir la solución adecuada para tu organización, explorémoslo juntos.
¿Qué es el software de escaneado de documentos?
El software de escaneado de documentos es una herramienta útil que puede convertir documentos como papeles, recibos e imágenes en archivos electrónicos que pueden almacenarse en un ordenador o en la nube. Utiliza un escáner o la cámara de un dispositivo móvil para capturar la imagen del documento y, a continuación, aplica la tecnología OCR para reconocer el texto y convertirlo en un formato en el que se puedan realizar búsquedas y editar. Este software puede beneficiar a las empresas que necesitan digitalizar y gestionar grandes volúmenes de documentos empresariales, mejorar la seguridad y accesibilidad de los documentos y reducir el desorden de papel y los costes de almacenamiento.
Tipos de software de escaneado de documentos
No faltan en el mercado programas de escaneado de documentos con distintas capacidades. Pero, en general, estas soluciones pueden dividirse en en el dispositivo, basadas en la nube y autoalojadas.
Veamos la diferencia entre los tres.
Software de escaneado de documentos en el dispositivo
El software de escaneado de documentos en el dispositivo es una gran solución para quienes necesitan alta velocidad y fiabilidad sin necesidad de conexión a la red. Con él, los usuarios pueden escanear y digitalizar fácilmente documentos directamente en sus dispositivos, sin necesidad de hardware adicional ni conexión a Internet.
Esto es especialmente útil cuando la conectividad a Internet es limitada o poco fiable, como en zonas remotas o durante los viajes. Los usuarios pueden escanear documentos sin esfuerzo y guardarlos en sus dispositivos, garantizando que su información esté siempre accesible y segura.
Software de escaneado de documentos en la nube
El software de escaneado de documentos en la nube puede estar disponible como solución SaaS o instalado en los sistemas del usuario, pero la diferencia clave es que estos servicios en la nube almacenan los documentos escaneados en la nube. Debido a su naturaleza, las organizaciones pueden estar seguras de que nunca se quedarán sin almacenamiento y se puede acceder a ellos desde cualquier parte del mundo.
La mayoría de los proveedores de software basado en la nube ofrecen un modelo de pago por uso, lo que significa que estas soluciones ofrecen costes de almacenamiento reducidos en comparación con las soluciones locales, incluso a largo plazo. BlinkID (del que hablaremos más adelante) te ofrece la libertad de acceder a él desde cualquier lugar con conexión a Internet, lo que te proporciona una flexibilidad y comodidad inigualables. Ya no tienes que preocuparte de la instalación o el mantenimiento locales y puedes ampliar fácilmente el uso según sea necesario.
Software de escaneado de documentos autoalojado
Este software te da la libertad de instalarlo en tus propios servidores o en una infraestructura en la nube, para que puedas tener un control total sobre tus datos. Es perfecto para organizaciones que necesitan cumplir normativas estrictas o dar prioridad a la privacidad de los datos.
Puedes estar seguro de que tus documentos están protegidos de accesos no autorizados o amenazas potenciales. Además, puedes personalizar el software para adaptarlo a tus necesidades, haciendo que la gestión de documentos sea pan comido y mejorando la eficacia general.
¿Qué características hay que buscar en un programa de escaneado de documentos?
Si te interesa un software de escaneado de documentos, debes saber que hay muchas funciones estándar y avanzadas que debes tener en cuenta. Debes tener en cuenta algunos factores importantes para elegir el mejor software de escaneado para tus necesidades.
Captura de documentos
Ésta es una de las funcionalidades básicas de la mayoría de los sistemas de software de escaneado de documentos. La solución debe ser capaz de capturar imágenes de documentos en papel con cámaras u otros dispositivos de escaneado en alta calidad y sin perder ningún detalle.
Integraciones
Los lugares de trabajo modernos dependen de muchas herramientas diferentes para sus actividades y procesos, y la solución de escaneado de documentos debe poder integrarse en este flujo de trabajo. Compartir archivos digitales escaneados (como imágenes) con estas herramientas debe ser fácil sin necesidad de importarlos manualmente.
Funciones OCR (Reconocimiento Óptico de Caracteres)
Con las funciones de OCR o Reconocimiento Óptico de Caracteres, el software de escaneado puede reconocer las letras y números de los documentos.
Pero lo que es más importante, las funciones de OCR se utilizan habitualmente para agilizar la introducción de datos. Por ejemplo, al dar de alta a visitantes en una exposición o traer invitados a tu oficina, el personal no tendrá que teclear manualmente la información del invitado en su CRM. Pueden escanear sus tarjetas de visita u otras tarjetas de identificación, y el software introducirá automáticamente la información.
Automatización del flujo de trabajo
Automatizar los flujos de trabajo es crucial en el panorama empresarial actual. Con un software de escaneado de documentos que incluya esta función, puedes agilizar tus flujos de trabajo con funciones como el escaneado masivo o el uso compartido de documentos, y permitir que tu personal se centre en tareas importantes que requieren su experiencia y atención.
Recorte y enderezamiento automáticos
Al escanear un documento, a veces pueden capturarse cosas alrededor del documento, o el escaneado puede no ser recto. Si tu solución de escaneado tiene funciones de edición, como recorte automático y enderezamiento, corregirá automáticamente estos defectos y te proporcionará un escaneado nítido.
Edición y anotación de documentos
Los documentos escaneados no siempre se almacenan sin más; a veces, hay que editarlos o rellenarlos. Si tu software de escaneado de documentos admite la edición y anotación de documentos escaneados, puedes evitar tener que imprimir los archivos.
Mejor software de escaneado de documentos en 2023
Si necesitas una solución sencilla con funciones potentes, aquí tienes la mejor elección del mejor software de escaneado de documentos.
Microblink
Microblink ofrece un excepcional software de escaneado de documentos que puede beneficiar a las empresas de numerosas formas. Nuestras soluciones se adaptan a diferentes casos de uso y requisitos.
Por ejemplo, BlinkID es un software de escaneado de documentos de primera categoría que permite a los usuarios escanear fácilmente documentos de identidad. Además BlinkID Verify proporciona una eficaz verificación de documentos de identidad que puede ser increíblemente útil para las empresas que lo requieran.
BlinkID es uno de los mejores software de escaneado de documentos disponibles en el mercado, que ofrece una capacidad de escaneado excepcional capaz de capturar documentos de identidad de alta calidad, independientemente de la iluminación, la orientación del documento o el ángulo de la cámara. Los usuarios sólo tienen que sostener el documento de identidad delante de la cámara, y el software se encargará del resto.
BlinkID Verify es una solución muy avanzada que utiliza el aprendizaje automático y está entrenada en más de 450.000 documentos de identidad. El producto admite más de 2.500 documentos de más de 140 países y es hasta 5 veces más rápido que la competencia.
Una ventaja añadida de Microblink es que ambas soluciones pueden integrarse fácilmente en flujos de trabajo o aplicaciones existentes. Microblink ofrece SDK y API para BlinkID y es compatible con Android, iOS, Flutter, etc. Esto significa que puedes incorporar sin problemas las soluciones de Microblink a tus sistemas actuales y disfrutar de las máximas ventajas con las mínimas molestias.
¿Merece la pena el software de escaneado de documentos?
Si tu empresa maneja muchos documentos, el software de escaneado de documentos puede cambiar las reglas del juego. No sólo reduce la carga de trabajo de los empleados, sino que también automatiza varios procesos, como la incorporación de clientes, la verificación de clientes, la introducción de datos y mucho más. Por eso debes elegir una solución que se integre perfectamente en tus flujos de trabajo actuales y mejore tu productividad.
¿La verificación manual de documentos consume demasiados recursos en tu organización? Ponte en contacto con nuestro equipo de ventas y experimenta la magia de BlinkID Verify.
